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Achats

Les factures fournisseurs (sous « Achats › Factures d'achat »), les avoirs fournisseurs, les dépenses sans facture (« Achats › Dépenses ») et les délais de paiement que la loi 69-21 impose de suivre. Le paiement des fournisseurs, les remises en banque et le rapprochement font l'objet du chapitre « Trésorerie ».

Saisir une facture d'achat

  1. Ouvrez « Factures d'achat » sous le menu « Achats » : les filtres rapides — Toutes, Brouillons, À payer, Hors délai légal — portent leur nombre ; la recherche porte sur le numéro et le libellé, le filtre de type sépare les factures et les avoirs (illustration 1).
  2. « Saisir une facture » : le fournisseur (rôle fournisseur — ses conditions, mode de règlement et échéance, se portent d'elles-mêmes), le numéro porté par la facture papier (son unicité par fournisseur relève les doublons), les dates, le libellé.
  3. Les lignes se ventilent sur un compte de charge ou d'immobilisation : désignation, quantité et prix unitaire HT ou montant direct, taux de TVA par ligne ; une ligne peut marquer « TVA non récupérable » — la TVA intègre alors la charge (illustration 2). Le panneau de droite suit les totaux et l'écriture prévue au journal AC.
  4. « TTC porté par le fournisseur » : le total TTC lu sur la facture papier, contrôlé face au TTC calculé des lignes ; l'écart s'affiche et part en avertissement à la validation — la facture est comptabilisée pour le TTC calculé, jamais corrigée en silence (illustration 3).
  5. Déposez la pièce justificative (PDF ou image) : elle s'enregistre avec le brouillon et devient la pièce archivée de la facture.
Achats › Factures d'achat : les filtres rapides avec leur nombre, la liste des factures fournisseurs, TTC, reste dû, statut et délai loi 69-21
Illustration 1 — les factures fournisseurs et l'état de leurs délais légaux.
Nouvelle facture d'achat : fournisseur, numéro fournisseur, échéance calculée, lignes ventilées sur 6111 et 6142, TTC fournisseur, écriture prévue au journal AC, zone des pièces justificatives
Illustration 2 — la saisie : lignes ventilées sur les comptes de charge, écriture prévue, pièces.
Le TTC porté par le fournisseur saisi 6 556,00 : l'écart avec le TTC calculé 6 456,00 est signalé et conservé pour contrôle
Illustration 3 — l'écart avec le TTC calculé, signalé, jamais corrigé en silence.
À savoir La saisie et la validation sont deux autorités, confiées au même utilisateur ou à deux : le validateur repère les brouillons à l'onglet « Brouillons » des compteurs. Une facture d'achat n'est pas validée sans pièce justificative ; le numéro interne (1/26, il repart à 1 chaque exercice) arrive à la validation et les totaux saisis sont recalculés par le serveur, jamais corrigés en silence.

Valider une facture : numérotation, écriture, échéance

  1. L'onglet « À payer » réunit les brouillons et les factures validées non soldées — la liste de travail du validateur (illustration 4).
  2. Sélectionnez une facture dans la liste : la carte « Détail » rassemble ses lignes avec leur compte et la TVA récupérable, ses totaux et son échéance (illustration 5).
  3. « Valider » : la facture est numérotée (1/26), comptabilisée au journal AC — charges ou immobilisations au débit, TVA récupérable (34552/34551), fournisseur 4411 au crédit — et son échéance, la date limite légale comprise, est créée (illustration 6).
  4. Une fois validée, la facture n'est ni modifiable ni supprimable : l'écriture se consulte depuis la facture et la pièce justificative reste archivée dans la zone des pièces.
L'onglet « À payer » : la facture validée non soldée reste seule dans la liste
Illustration 4 — l'onglet « À payer », la liste de travail du validateur.
Détail de la facture sélectionnée : lignes avec compte et TVA récupérable, totaux, échéance créée, lien vers l'écriture
Illustration 5 — le détail d'une facture sélectionnée dans la liste.
Facture d'achat 2/26 validée : statut payée, ligne d'immobilisation à TVA non récupérable, échéances, écriture comptable, pièce justificative
Illustration 6 — la facture validée : numérotée, échéances, écriture au journal AC.
À savoir Si le fournisseur n'a pas d'ICE, la colonne du délai le signale dans la liste : la charge, comme la TVA, risque la non-déductibilité fiscale (art. 145 CGI) — l'avertissement figure aussi sur la facture. Un avertissement ne bloque jamais la validation ; il se retrouve dans la piste d'audit.

Établir un avoir fournisseur

  1. « Saisir un avoir » depuis la liste : un avoir libre — choisissez le fournisseur, ventilez les lignes et renseignez le motif, obligatoire pour un avoir sans facture d'origine (illustration 7).
  2. Depuis une facture validée, « Saisir un avoir » reprend fournisseur, conditions et lignes ; l'écran affiche le reste à créditer — la somme des avoirs liés ne peut pas dépasser le TTC de la facture d'origine (illustration 8).
  3. « Valider » : l'avoir est numéroté dans la même suite que les factures, son écriture inverse la charge et la TVA au crédit du fournisseur ; il réduit les échéances de la facture d'origine, en commençant par les plus lointaines. Un avoir ne porte jamais d'échéance propre.
  4. L'avoir validé se consulte comme une facture : son motif, ses lignes, son écriture et sa pièce (illustration 9).
Nouvel avoir fournisseur libre : le fournisseur choisi, les lignes à ventiler et le motif obligatoire
Illustration 7 — un avoir libre porte son motif.
Avoir lié à la facture 3/26 : les lignes reprises, le reste à créditer affiché, le motif prérempli et l'écriture prévue
Illustration 8 — l'avoir lié : lignes reprises et reste à créditer contrôlé.
Avoir fournisseur FS-AV-3 validé : statut Avoir, le reste à créditer sur la facture d'origine 1/26, le motif et la pièce jointe
Illustration 9 — l'avoir validé, lié à sa facture d'origine.
À savoir Le reste à créditer d'une facture validée est son TTC moins les avoirs déjà validés sur elle — il se réduit à chaque avoir. Les règlements du fournisseur n'y touchent pas : un avoir est lettré avec la facture, imputé sur d'autres factures ou remboursé par la trésorerie.

Annuler une facture d'achat

  1. Sur une facture validée sans avoir, « Annuler la facture » demande une confirmation : l'avoir total miroir est généré, validé et lettré avec elle sur le 4411 (illustration 10).
  2. La facture annulée devient intangible comme une facture validée ; son numéro reste dans la suite, l'avoir figure dans la liste avec lui.
La confirmation « Annuler la facture d'achat » : un avoir total miroir sera généré, validé et lettré
Illustration 10 — l'annulation, refermée ici ; rien n'a changé.

Saisir une dépense sans facture

  1. « Dépenses » sous le menu « Achats » : les petites dépenses payées directement, par caisse ou par banque, avec leur justificatif (illustration 11).
  2. « Nouvelle dépense » : la date, le montant TTC, le libellé et sa référence (numéro de ticket), le compte de charge, « Payé par » une caisse ou un compte bancaire.
  3. Joignez le justificatif (photo ou scan du ticket), puis « Enregistrer en brouillon » ou « Enregistrer et valider » : la dépense validée est comptabilisée pour son TTC — sans facture, la TVA n'est pas récupérable (illustration 12).
Achats › Dépenses : les dépenses directes avec leur compte de charge, la trésorerie payée, le montant TTC et le justificatif
Illustration 11 — les dépenses sans facture, payées par caisse ou par banque.
La boîte de dialogue « Nouvelle dépense sans facture » : date, montant TTC, libellé, compte de charge, payé par un compte bancaire, pièce justificative obligatoire
Illustration 12 — la saisie d'une dépense, refermée ici sans enregistrer.
À savoir Sans facture, pas de TVA à récupérer : la charge est comptabilisée pour le montant TTC sur le compte choisi. La pièce justificative est obligatoire à la validation : un ticket suffit. La note de frais d'un salarié suit un autre parcours (compte 4432, remboursée avec la paie).

Suivre le délai légal de paiement (loi 69-21)

  1. La liste des factures porte la colonne « Délai (loi 69-21) » : « n j restants » sur un brouillon, « Dans les délais », « Hors délai · n j » quand une échéance encore due a dépassé sa date limite légale, et remise « Dans les délais » une fois réglée ; « ICE absent » s'y affiche quand le fournisseur n'en a pas.
  2. Le filtre « Hors délai légal » ne garde que ces factures (illustration 13).
  3. Le tableau de bord porte l'alerte « factures fournisseurs hors délai légal » qui renvoie à ce filtre, la carte des « Dettes fournisseurs » et la balance âgée fournisseurs (illustration 14). La fiche de chaque fournisseur liste ses échéances ouvertes avec leur date limite (chapitre « Clients, fournisseurs et catalogue »).
Le filtre « Hors délai légal » : la seule facture dépassant sa date limite, la colonne du délai « Hors délai » avec le nombre de jours
Illustration 13 — les factures au-delà de la date limite de la loi 69-21.
Tableau de bord sous le profil Achats : l'alerte facture fournisseur hors délai légal, la carte des dettes fournisseurs et la balance âgée fournisseurs
Illustration 14 — l'alerte hors délai et les dettes fournisseurs au tableau de bord.
À savoir La loi 69-21 impose 60 jours à compter de la facture ; une convention peut l'allonger jusqu'à 120 jours — la date limite suit l'échéance convenée et se fige à la validation. Les factures hors délai alimentent la déclaration périodique des délais de paiement (amende estimée et son écriture, écran « Délais de paiement » de la fiscalité).
Résumé en vidéo de ce chapitre — rejoué depuis les données de démonstration.