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Relevés, rapprochement et relances

Le contrôle bancaire et le recouvrement : importer les relevés de la banque (Trésorerie › Relevés), rapprocher les mouvements des écritures (Trésorerie › Rapprochement), et relancer les clients en retard selon le scénario de chacun (Ventes › Relances).

Importer un relevé bancaire

  1. Ouvrez « Relevés » sous le menu « Trésorerie » — la liste des relevés importés, par compte et période — puis « Importer un relevé » (illustration 1).
  2. Choisissez le compte bancaire (son RIB le reconnaît), le fichier du relevé (CSV ou Excel ; pour un PDF, l'extraction des mouvements s'en charge) et, si la banque les imprime, les soldes initial et final.
  3. Le format du fichier est celui mémorisé au premier import de ce compte : indices des colonnes (dates, libellé, référence, débit/crédit), séparateur, format décimal et de date, lignes d'en-tête. Corrigez-le au besoin, puis « Analyser le fichier ».
  4. L'analyse rend son verdict : la continuité avec le relevé précédent (le solde initial doit égaler le solde final du précédent — sinon un avertissement signale un relevé manquant) et l'équilibre (solde initial + crédits − débits = solde final ; un écart bloque l'import, l'illustration 2 montre un relevé équilibré et continu). L'aperçu liste les lignes retenues et les doublons écartés.
  5. « Importer les mouvements » : les lignes deviennent des mouvements bancaires non rapprochés — une ligne déjà importée est ignorée ; la liste du relevé et ses mouvements s'ouvrent (illustration 3).
La boîte « Importer un relevé bancaire » : le compte de banque reconnu, le fichier choisi et le format des colonnes mémorisé (dates, libellé, référence, débit, crédit, séparateur, décimal, date, en-tête)
Illustration 1 — l'import d'un relevé : le compte et le format mémorisé.
L'analyse du relevé : « Relevé équilibré », la continuité validée et le récapitulatif des lignes
Illustration 2 — l'analyse : continuité et équilibre, avant d'importer.
La liste des relevés et les mouvements extraits du relevé importé, avec leur statut de rapprochement
Illustration 3 — le relevé importé et ses mouvements, à rapprocher.
À savoir Le format de colonnes se règle au premier import d'un compte et se garde pour les suivants ; un relevé PDF passe par l'extraction automatique des mouvements, avec le même contrôle d'équilibre — obligatoire avant tout import. Rien n'est rapproché à l'import : chaque mouvement arrive dans la liste du rapprochement, à traiter.

Rapprocher les mouvements

  1. « Rapprochement » sous « Trésorerie » : le compte, le solde du relevé et le solde comptable à la date, les compteurs — rapprochés, proposés, à traiter — et les mouvements du relevé (illustration 4).
  2. « Rapprochement automatique » : l'application propose, pour chaque mouvement, l'écriture ou le règlement correspondant — montant égal dans la fenêtre de tolérance (5 jours par défaut), en s'appuyant sur les références, les numéros de pièce et le nom du tiers ; elle tient compte des bordereaux de remise qui regroupent plusieurs chèques ou effets. En cas d'ambiguïté, elle ne propose rien et laisse la décision (illustration 5).
  3. « Confirmer » une proposition la rapproche et verrouille les lignes comptables ; « Annuler » la retire. Un mouvement sans proposition se rapproche à la main par « Rapprocher manuellement » : on coche les écritures correspondantes (illustration 6).
  4. Un mouvement sans correspondance s'explique directement : « Créer un règlement » (affecté à des factures) ou « Créer écriture » pour des frais bancaires (au compte 6147, TVA récupérable comprise) — un virement interne, une remise… se traitent de même (illustration 7).
  5. « Écritures comptables non présentes sur le relevé » liste ce qui est comptabilisé sans être encore passé à la banque — chèques émis non encaissés, effets en route. L'« État de rapprochement » conclut : solde comptable, plus les opérations bancaires non comptabilisées, plus les écritures en attente d'encaissement = solde du relevé (illustration 8). « Valider l'état » le fige à la date.
Trésorerie › Rapprochement : le compte BQ1, le solde du relevé et le solde comptable, les compteurs et les mouvements à traiter
Illustration 4 — le rapprochement : les deux soldes et les mouvements du relevé.
Les propositions de rapprochement : chaque mouvement reconnu avec sa correspondance comptable, les boutons Confirmer et Annuler, les mouvements sans correspondance à créer ou rapprocher à la main
Illustration 5 — les propositions, mouvement par mouvement.
La boîte « Rapprochement manuel » : la sélection des écritures comptables correspondant au mouvement
Illustration 6 — le rapprochement à la main, refermé ici.
La boîte « Créer une opération depuis le mouvement » : le type d'opération (règlement client ou fournisseur, frais bancaires, agios, virement interne), le tiers et le compte
Illustration 7 — créer l'opération manquante depuis un mouvement, refermé ici.
L'état de rapprochement à la date : le solde comptable, les opérations bancaires non comptabilisées, les écritures en attente d'encaissement et le solde du relevé
Illustration 8 — l'état de rapprochement, à valider pour figer la date.
À savoir Un rapprochement lie un mouvement à une ou plusieurs lignes comptables ; confirmé, il verrouille ces lignes contre tout second pointage, et son annulation les libère. Un état validé est figé. Un mouvement qu'aucune opération n'explique reste « à traiter » et figure dans l'état — il n'y a pas de compte d'attente : le traitement se décide avec votre expert-comptable.

Relancer les clients

  1. « Relances » sous le menu « Ventes » : le bandeau rappelle l'échu total et le scénario par défaut — les étapes, de J−3 au J+60 ; « Recalculer » rejoue le calcul du jour (illustration 9).
  2. La liste montre les échéances échues ou proches avec leur étape et leur état : « À envoyer », « À valider » (les étapes qui exigent une validation, la mise en demeure par défaut), « Bloquée » avec son motif (client sans contact « relances », adresse invalide…) ou « Envoyée le… ». Un règlement en brouillon affecté à la facture est signalé avant l'envoi.
  3. « Aperçu » montre le message tel qu'il partira : destinataire — le contact marqué « relances » du client —, objet, corps issu du modèle de l'étape, avec la facture et le relevé de compte en pièces jointes (illustration 10).
  4. « Envoyer la sélection (n) » envoie les relances cochées ; une mise en demeure « À valider » part par « Valider ». Chaque envoi s'historise sur la fiche du client (illustration 12).
  5. « Paramétrer les scénarios » : les étapes d'un scénario — décalage en jours par rapport à l'échéance, libellé, objet et corps du message avec ses jetons, et « Validation requise » — pour le scénario par défaut du tenant ou un scénario propre à un client (illustration 11).
Ventes › Relances : le bandeau de l'échu et du scénario, la liste « À traiter » avec l'étape et l'état, l'aperçu et les règles appliquées
Illustration 9 — les relances dues, du scénario de chaque client.
L'aperçu d'une relance : le destinataire, l'objet, le corps du message et les pièces jointes (facture et relevé de compte)
Illustration 10 — le message tel qu'il partira, pièces jointes comprises.
La boîte « Paramétrer les scénarios » : le scénario par défaut et ses étapes (décalage, libellé, objet, corps, validation requise)
Illustration 11 — le paramétrage des scénarios, refermé ici.
La carte Relances de la fiche client : le scénario suivi, le choix du scénario ou « Relances désactivées », et l'historique des étapes
Illustration 12 — les relances du client sur sa fiche : scénario et historique.
À savoir Les relances partent par email au contact marqué « relances » du client, avec la facture et le relevé de compte ; seule la dernière étape atteinte d'une échéance est envoyée — les précédentes restent dans l'historique à l'état « Ignorée », sans rafale d'emails. Une échéance réglée sort du scénario. Un client peut suivre un autre scénario par sa fiche, ou renoncer aux relances.
Résumé en vidéo de ce chapitre — rejoué depuis les données de démonstration.