Guide utilisateur › Clients, fournisseurs et catalogue

Clients, fournisseurs et catalogue

Tenir les clients (sous « Ventes ») et les fournisseurs (sous « Achats ») : création, conditions de paiement, fiche avec sa situation et ses échéances, contacts, archive. Le catalogue d'articles et de familles fournit les prix, les taux de TVA et les comptes par défaut que les factures reprennent.

Consulter la liste des clients

1. Ouvrez « Clients » sous le menu « Ventes » (illustration 1).
2. La liste montre pour chaque client : raison sociale, type (professionnel ou particulier), ICE, compte auxiliaire, solde et statut.
3. Cliquez sur une raison sociale pour ouvrir la fiche du client.

Rechercher un client

1. La recherche porte sur la raison sociale, l'ICE et le code du compte auxiliaire (illustration 2).
2. Sélectionnez « Tiers actifs seulement » pour masquer les clients archivés.
3. Les en-têtes de colonnes trient la liste ; la recherche et le tri restent dans l'adresse de la page.

Créer un client

1. « Nouveau client » (ou « Nouveau fournisseur » côté achats) : la boîte de dialogue se partage en identité et conditions (illustration 3).
2. Pour un professionnel, saisissez l'ICE sur 15 chiffres — c'est lui qui figure sur les factures ; l'identifiant fiscal et le registre du commerce restent facultatifs. Un particulier n'a pas d'ICE.
3. Les conditions du rôle : délai de paiement en jours (fin de mois si convenu), mode de règlement préféré, plafond d'encours pour un client.
4. Laissez le code auxiliaire vide : il est attribué automatiquement (C… sous le collectif Clients, F… sous Fournisseurs). « Enregistrer ».

Lire la fiche d'un client

1. Depuis la liste, la fiche réunit la situation du client : solde du compte, montant échu, utilisation du plafond d'encours, délai moyen de paiement constaté sur les 12 derniers mois (illustration 4).
2. L'identification reprend ICE, IF et RC, adresse et devise ; les conditions donnent le délai (avec la mention « fin de mois »), le mode préféré, le scénario de relance, le plafond et le compte auxiliaire sous son collectif.
3. Les échéances ouvrent la liste des factures non soldées : date d'échéance avec la pastille « échue · n j » quand la facture est en retard, reste dû et état de relance, avec le lien vers le grand livre auxiliaire du compte.
4. En bas, la zone « Relances » suit le scénario du client, étape par étape ; le détail est au chapitre « Relevés, rapprochement et relances ».
5. Les actions en haut de la fiche apparaissent selon vos rôles : « Nouvelle facture », « Saisir un règlement » (trésorerie), « Modifier » ; l'autre rôle (fournisseur pour un client) s'ajoute depuis la zone des conditions.

Gérer les contacts d'un client

1. Sur la fiche, « Ajouter un contact » : nom, fonction, email, téléphone (illustration 5).
2. Marquez « Destinataire des factures » et/ou « Destinataire des relances » : c'est ce contact qui reçoit les documents courants — plusieurs contacts peuvent être destinataires.
3. Le contact se modifie ou se retire de la fiche ; le tiers garde au moins l'historique de ses échanges.

Modifier, archiver ou supprimer un client

1. Le menu d'actions de la ligne (⋯) dans la liste, ou les boutons de la fiche : « Modifier », « Archiver », « Supprimer ».
2. « Archiver » demande une confirmation (illustration 6) : le client n'est plus proposé dans de nouvelles écritures ou factures, mais sa fiche et son historique restent consultables.
3. « Réactiver » remet le client en service quand vous le désarchivez.

Consulter la liste des fournisseurs

1. « Fournisseurs » sous le menu « Achats » : la même liste, créée avec « Nouveau fournisseur » (illustration 7).
2. La fiche fournisseur porte les mêmes zones ; sur les échéances, la colonne suit le délai légal de la loi 69-21 (la date limite de paiement plutôt que l'état de relance).
3. Un tiers peut porter les deux rôles : il figure dans les deux listes, avec ses conditions pour chacune.

Consulter le catalogue d'articles

1. Le menu « Catalogue » liste les articles et prestations vendus ou achetés : référence, désignation, nature (bien ou service), prix de vente hors taxe avec le prix TTC calculé, taux de TVA par défaut et compte de vente qui s'applique (illustration 8).
2. L'origine du compte de vente est marquée : défini sur l'article (« propre »), « hérité » de sa famille, ou pris par défaut pour sa nature dans les paramètres de l'entreprise.
3. Filtrez par recherche, nature, famille, statut ; les filtres restent dans l'adresse de la page.

Ajouter un article

1. « Nouvel article » : référence unique dans l'entreprise, désignation, nature (bien ou service), unité, taux de TVA par défaut, prix HT de vente et d'achat (illustration 9).
2. Rattachez-le à une famille ; les comptes se remplissent sans vous : le compte de vente de l'article, sinon celui de sa famille, sinon le compte par défaut de sa nature — la liste marque laquelle des trois origines s'applique.
3. Modifiable ou archivable ensuite comme les tiers ; sa nature (bien ou service) fixe sa valeur pour les factures.

Regrouper les articles en familles

1. « Catalogue › Familles » : les familles avec leurs comptes par défaut (illustration 10).
2. « Nouvelle famille » : un libellé et, si besoin, un compte de vente et un compte d'achat par défaut — repris des articles de la famille qui n'en portent pas (illustration 11).
3. Un article sans famille tombe sur le compte par défaut de sa nature, lu dans les paramètres comptables de l'entreprise.